Extrémní produktivita

Robert Pozen je americký podnikatel, autor a profesor na Harvard Business School. Narodil se v roce 1946 v Brooklynu a vystudoval práva na Yaleově univerzitě a Harvard Business School.

Pozen má bohaté zkušenosti v oblasti finančního managementu a byl výkonným ředitelem několika velkých finančních společností, včetně Fidelity Investments a MFS Investment Management.

Je autorem několika knih, včetně bestselleru Extrémní produktivita: Zlepšete své výsledky, zkraťte svůj úvazek, který se zaměřuje na efektivní využívání času a zvyšování produktivity.

Pozen je také aktivním členem komunity a zasedá v několika správních radách a výborech. Je ženatý a má dva syny.

‍

Úvod

Obdivovali jste někdy produktivitu některých vedoucích pracovníků a přemýšleli jste, jak toho dokážou tolik stihnout a přitom si udržet zdravý rodinný život (nemluvě o zdravém rozumu)? A přáli jste si někdy, abyste si s některým z těchto manažerů mohli promluvit z očí do očí a poznat jeho tajemství produktivity? Pokud ano, pak si určitě přečtěte knihu Roberta C. Pozena Extrémní produktivita: Zlepšete své výsledky, zkraťte svůj úvazek.

Pozen je bývalým předsedou představenstva společnosti MFS Investment Management a v současné době působí jako vedoucí lektor na Harvard Business School a vedoucí pracovník Brookings Institute. Za uplynulá léta stihl působit v mnoha správních radách místních charitativních organizací a veřejných společností, být autorem šesti knih, napsat stovky článků a založit rodinu se svou ženou, se kterou žije již více než čtyři desetiletí. Jeho vlastní rekordní produktivita ho dokonale opravňuje k tomu, aby nám ostatním radil, jak být mimořádně produktivní.

Nemáte dostatek času? Nebo špatně využíváte čas, který máte? Může to znít jako poněkud tvrdá otázka, ale podle autora bychom se nad ní měli zamyslet, pokud chceme odemknout extrémní produktivitu. A ačkoli to zní bláznivě, každý má schopnost být extrémně produktivní! Nemusíte být Superman nebo mít k dispozici nekonečné množství času. Místo toho stačí vědět, jak hacknout svůj mozek a co nejlépe využít čas, který máte. A v průběhu tohoto shrnutí se seznámíme s nejlepšími tipy Roberta C. Pozena, jak přesně toho dosáhnout.

Buďte produktivnější s minimální námahou

Lidé mají tendenci si myslet, že zvýšená produktivita bude vyčerpávající. Domnívají se, že budou muset pracovat neustále, na plný výkon, aby naplnili své ambice.

Ve skutečnosti je však opak pravdou. Čím produktivnější jste, tím rychleji můžete dokončit svou práci. To znamená více času na věci, na kterých vám záleží. A v důsledku toho budete spokojenější a odpočatější, což vás učiní ještě produktivnějšími.

Jak tedy do tohoto pozitivního cyklu vstoupit? Ve skutečnosti se jedná vždy o jednoduchost. Produktivita spočívá v rozvoji určitého zenového smyslu pro zaneprázdněnost, ve vynaložení minimálního úsilí pro dosažení maximálních výsledků.

Slaďte vaše priority s časovým plánem

Plánování dopředu, ať už na příští rok, měsíc nebo dokonce týden, může být náročný úkol, když utápíte veškerý svůj čas v práci. Ale pohled do budoucna se vám v dlouhodobém horizontu velmi vyplatí.

Abyste se přiměli k dlouhodobějšímu uvažování, začněte si práci organizovat. Rozdělte si myšlenky na záměry, úkoly a cíle, abyste si mohli začít stanovovat priority. Dobrou strategií je rozdělit úkoly a cíle podle toho, jak dlouho trvá jejich splnění.

Například kariérní cíle trvají pět a více let. Jedná se o takové věci, jako je rozšíření obchodní sítě nebo povýšení na vedoucí pozici.

Úkoly trvají 3 měsíce až 2 roky. Pokud například pracujete pro obuvnickou firmu, může být vaším úkolem změna značky řady tenisek.

A nakonec, ostatní cíle jsou vše, co zabere tři měsíce nebo méně, například napsání průběžných reportů nebo dokončení části velkého projektu. Cíle i úkoly jsou zásadní. Pokud se totiž na ně nezaměříte, nikdy nedosáhnete svých větších kariérních cílů.

Je však také důležité stanovit si priority, úkoly a cíle, s nimiž souhlasíte vy i váš zaměstnavatel. Nejprve byste se měli zaměřit na věci, kterých chcete dosáhnout vy i váš šéf; jakmile se tak stane, můžete se věnovat úkolům, které se týkají pouze vás.

Řekněme například, že se chcete setkat s více lidmi ve svém oboru a také chcete změnit značku řady tenisek vaší firmy, abyste zvýšili zisky. Vzhledem k tomu, že váš zaměstnavatel chce, aby se uskutečnila především ta druhá věc, uděláte nejlépe, když se nejprve zaměříte na vytvoření nového designu bot.

Poté, co si rozdělíte úkoly, je čas stanovit si hlavní priority, tedy projekty, kterým budete věnovat většinu svého času. Abyste se ujistili, že to děláte efektivně, měli byste sledovat své pracovní dny a monitorovat, jak si plánujete časový harmonogram.

Třeba zjistíte, že trávíte spoustu času činnostmi, které nemají mnoho společného s vašimi cíli nebo úkoly. Možná nedáváte prioritu podstatným schůzkám a chodíte příliš často na ty méně důležité.

To, jak si rozdělujete čas, je pro vaši produktivitu zásadní, což nás přivádí k dalšímu problému – prokrastinaci.

Dodržujte dokončování úkolů, které vám pomohou neprokrastinovat

Už se vám někdy stalo, že jste měli spoustu práce a nevěděli jste, kde začít? Takové situace mohou být paralyzující, proto je nezbytné vědět, jak se s nimi vypořádat.

Jedním z přístupů je rozdělit si projekty na menší cíle, pro které si můžete stanovit brzké termíny splnění. Koneckonců, pokud jste jako většina lidí, začnete pracovat až ve chvíli, kdy se tlak začne stupňovat.

Ale namísto čekání do poslední chvíle, abyste odevzdali nedbalý kus práce, je lepším přístupem stanovení kratších termínů, které rozdělí úkoly na lépe zvládnutelné části. Takto můžete práci dokončit postupně a s dostatečným předstihem před termínem jejího odevzdání.

Při použití tohoto přístupu byste měli termíny stanovovat v podobných intervalech a vyhnout se tomu, aby se na konci všechny nahromadily. Řekněme například, že máte za čtyři týdny napsat zprávu o 6 000 slovech. Vaše termíny by mohly být takové, že první tři týdny napíšete každý týden 2 000 slov a poslední týden strávíte korekturami a úpravami.

Můžete se držet svých termínů tím, že se o ně podělíte se svým šéfem, což vám dodá další tlak a zvýší vaši zodpovědnost. Můžete například šéfovi říct, že pracujete na analýze konkurence vaší společnosti a že jste si úkol rozdělili do čtyř kapitol.

Dále byste mohli říct, že začnete v pondělí a že report budete mít odevzdaný do pátku. Mohli byste dokonce vytvořit schůzku v kalendáři, na kterou šéfa pozvete, a kde se zmíníte o termínu odevzdání.

Takový přístup zaručuje, že své sliby splníte, protože nebudete chtít šéfa zklamat.

Nezapomeňte však, že klíčové je také odměnit se po úspěšném splnění termínu. Dopřejte si proto dobré jídlo nebo zajímavou knihu, abyste si dali najevo, že jste si vedli dobře.

Vyřizujte drobné úkoly rychle

Pravděpodobně jste někdy strávili tolik času řešením malých, jednoduchých úkolů, že jste se nikdy nedostali k dokončení těch skutečně důležitých. Proto je při práci důležité, abyste menší úkoly zvládli hned zkraje.

Koneckonců, strávit příliš mnoho času nad malým úkolem s nízkou prioritou znamená ztrátu času i trpělivosti. Proto místo toho, abyste věnovali spoustu času práci, která není příliš důležitá, udělejte rychle jednoduché věci, a uvolněte si tak více času na důležitější úkoly.

Každý den se například setkáte s různými požadavky od kolegů, šéfa a rodiny. Jakmile tyto úkoly přijdou, je důležité se co nejrychleji rozhodnout, zda je vyřídíte, nebo ne. Pokud ano, je pak na vás, abyste tak učinili co nejrychleji.

Dobrým přístupem je zde uplatnit zásadu známou jako „Vyřiďte to jen jednou“. Řekněme například, že obdržíte e-mail s pozvánkou na konferenci. E-mail rychle projdete a pak jej odložíte. O tři dny později si na zprávu vzpomenete, ale nepamatujete si jméno odesílatele. Výsledkem je, že strávíte nespočet minut procházením doručené pošty zpět. Musíte ji číst znovu, čímž ztrácíte ještě více času.

Na druhou stranu, pokud byste se řídili principem „Vyřiďte to jen jednou“, zkontrolovali byste, zda je datum volné a téma zajímavé, a rozhodli byste se ihned.

Dalším způsobem, jak se posunout v práci kupředu, je bojovat s pokušením být dokonalý, pokud jde o úkoly s nízkou prioritou. Pamatujte, že ne vše musí být provedeno bezchybně. Tuto výsadu byste si měli vyhradit pro práci nejvyšší úrovně, protože právě tu uvidí a posoudí váš šéf.

Nikoho nenadchne, když strávíte spoustu času odpovídáním na bezvýznamné e-maily, takže s takovými úkoly zacházejte odpovídajícím způsobem: rychle je vyřiďte a přejděte k důležitým věcem.