Mít vše hotovo

David Allen je americký autor a řečník, který se specializuje na produktivitu a efektivní řízení času. Narodil se v roce 1945 v Shreveportu v Louisianě a vystudoval americkou literaturu na New College v Sarasotě na Floridě. Po absolvování se věnoval různým profesím, včetně kytaristy a zpěváka v rockové kapele.

V roce 1981 založil David Allen & Co., společnost specializující se na trénink produktivity a řízení času. V roce 2001 vydal knihu Mít vše hotovo, která se stala bestsellerem, byla přeložena do více než 30 jazyků a získala mnoho ocenění. V roce 2015 vydal knihu Aby vše klapalo, která se zaměřuje na efektivní řízení pracovního a osobního života. Další jeho méně známá kniha je Připraven na cokoliv, ve které popisuje 52 způsobů, jak si okamžitě vyčistit hlavu a začít tvořit, soustředit se, vytvořit si fungující struktury a začít jednat, aby se věci daly do pohybu.

David Allen je často zván jako řečník na konference a semináře po celém světě a jeho metody produktivity jsou používány v mnoha organizacích a firmách. Je také aktivním členem komunity GTD (Getting Things Done) a pravidelně přispívá do různých médií, včetně časopisu Fast Company.

Úvod

Kniha Mít vše hotovo má potenciál změnit způsob, jakým pracujete od základních principů až po osvědčené triky. Na jakékoli úrovni realizace vám David Allen svými zábavnými a podnětnými radami ukáže, jak zrychlit tempo, aniž byste se vyčerpali.

David Allen vás nenaučí zorganizovat si pracovní úkoly proto, abyste mohli pracovat více. Právě naopak! Zavedením metodologie GTD do vašeho pracovního života zefektivníte práci, získáte volný čas, zbavíte se stresu a zklidníte svoji mysl. Vedlejším účinkem je i zlepšení kvality spánku a vnitřní spokojenosti. Tato kniha je naprosto jiná, než všechny ostatní knihy o produktivitě. Poprvé vyšla před patnácti lety a za tu dobu se stala fenoménem. O její kvalitě svědčí tři miliony prodaných výtisků ve více než 30 jazycích. Statisíce lidí si díky metodě GTD dokáží naplánovat svůj pracovní i osobní čas a mohou se plnohodnotně věnovat práci, rodině i koníčkům. Tisíce účastníků kurzů a workshopů dále prohloubilo svoji znalost metody natolik, že ji mohli zavést do firem, kde pracují a tyto se tak staly lépe organizovanými a zaměstnanci spokojenějšími. Podle časopisu TIME je ze všech knih o osobním rozvoji právě Mít vše hotovo jednoznačně nejlepší knihou desetiletí.

Když hodíte kamínek do louže vody, jak na to voda zareaguje? Odpověď – zcela přiměřeně hmotnosti oblázku a síle, s jakou byl vhozen. Voda nereaguje ani přehnaně, ani nedostatečně.

Když se však v životě setkáváme se stresujícími událostmi, často se jimi necháme ovládnout tím, že vyvoláme nepřiměřenou reakci. Například pokud jste již pohřbeni pod horou úkolů a přijde vám e-mail, který přidává další věc, můžete se cítit přetíženi a reagovat ostře. Nebylo by však skvělé, kdybyste měli stav mysli jako voda, nereagovali ani přehnaně, ani nedostatečně na e-mail nebo jiné události, se kterými se setkáte, ale vždy byste reagovali jen přiměřeně?

Abyste toho dosáhli, musíte získat pocit kontroly nad veškerou svou prací, a k tomu slouží metoda Getting Things Done (GTD) – Mít vše hotovo.

GTD, postavená na jednoduchých principech, jako je vedení přehledného systému externích seznamů a vždy jasné a hmatatelné definování dalších kroků pro vaše záměry, GTD uvolňuje váš mozek pro řešení problémů a udržuje všechny vaše projekty (osobní i pracovní) na cestě vpřed.

V tomto shrnutí se dozvíte nejen to, jak pomocí GTD lépe organizovat svou práci, ale také dospějete k několika zásadním otázkám o smyslu svého života.

Jakmile získáte tento pocit jasnosti a kontroly, zjistíte, že jste nejen produktivnější, ale také se vám prudce sníží hladina stresu, protože budete mít pocit klidu a kontroly nad veškerou prací.

Váš mozek je skvělý v přemýšlení, ale hrozný v zapamatování si věcí

V dnešní době může být práce hektická. Typické ráno může vypadat následovně: Jste uprostřed psaní dokumentu, když vám přijde e-mail, že máte aktualizovat antivirový software. Když se k tomu chystáte, zavolá vám teta Sheila, že byste jí měli poslat RSVP na svatbu, a když zavěsíte, napochoduje k vám šéf a požaduje, abyste začali pracovat na novém dokumentu.

Co že jste to vlastně dělali?

Zejména znalostní pracovníci tráví své dny žonglováním s desítkami úkolů a projektů najednou, přičemž jsou neustále bombardováni dalšími. Aby tento nápor přežila, většina lidí si vše cpe do hlavy a snaží se udržet důležité informace, schůzky a nadcházející úkoly "v hlavě".

Bohužel tento přístup plýtvá úžasnou schopností mozku přemýšlet tím, že ho zahlcuje změtí informací.

Navíc snaha zapamatovat si všechno nakonec vede k neschopnosti plně se soustředit na práci, protože mozek se bude stále snažit zpracovat všechny nevyřešené problémy a nedokončené úkoly, které jste si do něj uložili.

Jedná se o otevřené smyčky a váš mozek vám je bude neustále připomínat, ať chcete, nebo ne. To vás rozptyluje; nemůžete se pořádně soustředit, když vás myšlenky typu "Nezapomeň tento měsíc zaplatit účet za elektřinu" neustále přerušují.

Co tedy můžete udělat, abyste zvládli pavučinu úkolů, schůzek a informací na moderním pracovišti a mohli se skutečně soustředit na to, co děláte?

Zde přichází na řadu GTD.

Prostřednictvím specifického a účinného pětistupňového pracovního toku můžete získat zpět kontrolu nad vším, co máte na talíři:

1. Zachyťte své myšlenky (Sbírání). Místo toho, abyste všechny ty nápady, úkoly, rozhodnutí atd. uchovávali v hlavě, musíte je zachytit na nějaké externí platformě, ať už na papíře, nebo digitálně. 

2. Ujasněte si, co každá položka znamená a co s ní můžete udělat (Ujasnění). 

3. Uspořádejte výstupy do struktury seznamů (Uspořádání). 

4. Zamyslete se nad tím, co je pro vás důležité, a zkontrolujte položky ve svém systému (Promýšlení). 

5. Zapojte se do plnění úkolů. Vyberte si, kterou činnost chcete v tuto chvíli provést, a udělejte ji (Zapojení).

Je to tak jednoduché. GTD vám umožní pocítit větší kontrolu nad vaší prací, což vyvolává pocit uvolněné kontroly, lepšího rozhodování a větší flexibility při změnách okolností. Než se však ponoříme do podrobností jednotlivých kroků procesu GTD, připravme si pracovní prostor a nástroje.

K zavedení systému GTD potřebujete správné pracovní místo, nástroje a systém archivace

Skvělým místem, kde začít se systémem GTD, je zřídit si pracovní místo, kde budete mít k dispozici všechny důležité materiály. Tím si vytvoříte jakýsi kokpit kontroly, ve kterém se vám bude vždy dobře pracovat.

Rovněž byste si měli zřídit identické pracovní prostory doma i v kanceláři, abyste mohli být stejně efektivní v obou místech. Pokud trávíte hodně času na cestách, možná byste měli uvažovat o mobilním vybavení, které vám umožní pracovat i na cestách. Nikdy s nikým nesdílejte pracovní prostory, dokonce ani s partnerem, protože nechcete trávit čas nastavováním pracovního prostoru podle svých představ pokaždé, když na něj dorazíte.

Minimem, které potřebujete, je psací plocha a prostor pro fyzickou přihrádku. Mezi základní potřebné fyzické nástroje patří zásobníky na papír, které slouží jako vstupní a výstupní zásobník, papír, pera, poznámkové bloky, kancelářské sponky, lepicí páska, sešívačka, štítkovač, pořadače, kalendář a odpadkový koš. Ty doplňují všechna digitální zařízení, která v současné době používáte k zachycení a organizaci úkolů, jako je telefon nebo počítač.

Tyto nástroje jsou důležité pro vytvoření základního kartotéčního systému, do kterého můžete ukládat věci jako dokumenty, články, poznámky, vstupenky, klíče, členské karty atd. Měli byste mít jak fyzickou, tak i digitální verzi tohoto kartotékového systému, kde budete uchovávat základní informace.

K tomuto účelu si kupte dobré kartotéky a mějte po ruce spoustu prázdných složek, které můžete snadno označit a vložit. Obecně platí, že pokud vám trvá déle než minutu něco založit, trvá to příliš dlouho.

Efektivním a snadno použitelným řešením je jednoduchý archivační systém A–Z, kdy věci zakládáte pod určitými písmeny buď podle tématu, osoby, projektu nebo společnosti. Tímto způsobem omezíte místa, kde musíte věci hledat. Pokud například chcete najít něco, co jste založili o projektu Kvalita 2.0, který děláte pro společnost XYZ s.r.o., stačí zaškrtnout písmena K a X, abyste to našli.

Samozřejmě, že v digitálním systému můžete informace také vyhledávat, ale i tak má smysl mít informace přehledně uspořádané.

V neposlední řadě se ujistěte, že alespoň jednou ročně své soubory pročistíte, aby se ze systému nestal přeplněný nepořádek.

Díky této čistce se systém nejen stane užitečnějším, ale také budete mít klid, protože budete vědět, že můžete věci založit, i když si nejste jisti, že je budete potřebovat, protože budete později provádět úklid, kdy budete moci věci vyhodit.

Nyní, když je váš kokpit připraven, se ponořme do pětistupňového pracovního postupu GTD, počínaje fází sbírání.

Sbírání: zachyťte všechny své úkoly, nápady, upomínky a další informace

Zjistili jsme, že v dnešní době je naše pozornost vystavena útoku, neustále ji vytrhává nekonečný proud příchozích žádostí, otázek, úkolů, pozvánek atd.

Abychom se s tím vypořádali, je prvním zásadním krokem v pracovním postupu GTD zachycení všech z nich ve sběrných nástrojích, tedy na místech mimo vaši mysl, kam si můžete zaznamenávat informace a nápady.

Představte si je jako "příchozí" hromádku, kam si zapisujete vše, co potřebujete v budoucnu udělat nebo o čem musíte rozhodnout, aniž byste o tom přemýšleli. Patří sem obrovská škála položek, jako je nápad na podnikání, který vás napadl o polední pauze, dokončení projektu v práci, koupě dárku kamarádovi k narozeninám, touha přečíst si něco o moderním umění a oprava rozbitých hodinek.

Nedělejte si starosti s tím, jak důležité nebo smysluplné položky si zapisujete – důležité je, aby byly všechny zachyceny na místě, kde víte, že je později najdete.

Velkou výhodou externích nástrojů je, že pokud například píšete e-mail, když si vzpomenete, že musíte zaplatit účet za elektřinu, můžete si tento úkol jen poznamenat a dál se soustředit na e-mail a efektivně ho dokončit. Totéž platí, když vám někdo přinese fakturu nebo se rozhodnete, že dnes večer chcete jít na divadelní představení.

Vaše sběrné nástroje mohou mít různou podobu podle toho, co vám vyhovuje: zápisníky, seznamy v počítači nebo dokonce fyzické krabice, do kterých můžete ukládat předměty a papíry. Můžete také použít kombinaci těchto nástrojů, pokud to věci nepřehází; hlavní myšlenkou je zachovat jednoduchost. Dobrým pravidlem je mít co nejméně sběrných nástrojů, ale tolik, kolik jich vy osobně považujete za nezbytné.

Ať už jich máte kolikkoli, dbejte na to, abyste měli sběrné nástroje vždy po ruce, protože k nim budete muset mít přístup, ať jste kdekoli.

Dbejte také na to, abyste sběrné nástroje používali komplexně. Měly by být dostatečně silné, aby dokázaly pojmout každý útržek informace, a ani ten nejmenší úkol by vám neměl zůstat ležet ladem.

Pokud jste se k tomu ještě nedostali, skvělým způsobem, jak začít, je projít všechny své aktuální úkoly, nápady, myšlenky, plány a podklady a naházet je do sběrných nástrojů. Napoprvé to může trvat poměrně dlouho, ale komplexnost pomůže vašemu mozku důvěřovat systému, což znamená, že vás už nebude otravovat a rozptylovat otevřenými úkoly.

Ujasnění: každý týden vyprázdněte všechny sběrné nástroje

Nastavili jste si sběrné nástroje a naplnili je všemi úkoly, nápady a připomínkami?

Pokud ano, gratulujeme.

Začali jste dobře, ale systém GTD funguje pouze tehdy, pokud také pravidelně vyprazdňujete své sběrné nástroje.

Jinak skončí jen jako nafouknutá skládka neorganizovaných položek a váš mozek jim rychle začne nedůvěřovat. Pak se vrátí k tomu, že se jimi bude trápit a rozptylovat vás podněty, jako např: "Možná bych měl přestat dělat to, co dělám, abych zaplatil tenhle účet, protože ho možná přehlédnu ve sběrném nástroji mezi všemi těmi ostatními položkami."

A pak jste opět na začátku.

Proto je třeba jednou týdně vyprázdnit sběrné nástroje tím, že uděláte dvě věci: ujasníte si, co je každá položka, a uspořádáte položky na správná místa. Podívejme se nejprve na fázi ujasňování.

Vzpomínáte si, jak jste se v předchozí části učili, že ve fázi zachycování nemusíte přemýšlet o položkách, které si zapisujete?

Tak teď už musíte.

Začněte tím, že se podíváte na každou položku v sběrných nástrojích a jednoduše se zeptáte sami sebe: "Co to je?" Nejdůležitější je zde zjistit, zda je položka akční, nebo ne, tedy zda s ní musíte něco udělat.

Pokud položka není uskutečnitelná, existují pouze tři možnosti:

Není již potřeba, což znamená, že je to odpad.

V tuto chvíli není potřeba žádná akce, ale později s ní možná budete muset něco udělat. Příkladem může být pozvánka na budoucí událost, u které si nejste jisti, zda se jí budete moci zúčastnit.

Je to informace, kterou můžete potřebovat později, například rozpočet projektu, který plánujete uskutečnit.

Pokud se však jedná o realizovatelnou položku, musíte si položit otázku, jaký je požadovaný konečný výsledek.

Pokud bude k dosažení tohoto výsledku zapotřebí několika akcí, pak se jedná o projekt. Projektem by například bylo "Připravit narozeninovou oslavu pro Karla".

Pak je třeba se zeptat, jaká je další akce pro tuto položku nebo projekt. Jedná se o další fyzickou, viditelnou věc, kterou můžete udělat pro další postup v dané věci. Takže například "Zavolej Davidovi" nebo "Kup barvu" jsou konkrétní další akce, ale "Prozkoumej a prezentuj zjištění o zákaznících" nikoli.

Jakmile něco určíte jako další akci, máte tři možnosti:

Pokud daná činnost trvá méně než dvě minuty, proveďte ji okamžitě, než přejdete k dalšímu bodu. Ve skutečnosti bude časově náročnější takové malé položky ukládat a organizovat, než je prostě udělat hned.

Pokud činnost trvá déle než dvě minuty, promyslete si, zda jste pro její provedení vhodnou osobou. Pokud ne, delegujte ji na správnou osobu.

Pokud jste tou správnou osobou k provedení činnosti, ale trvala by déle než dvě minuty, odložte ji. Více se o tom dozvíme v několika následujících kapitolách.

To je fáze ujasnění. Pravidla jsou jednoduchá, ale pravidelné vyprazdňování sběrného nástroje tímto způsobem vám pomůže dosáhnout spolehlivé produktivity bez stresu.