Perfektní prezentace

Bill McGowan je americký spisovatel a komunikační expert, který se specializuje na oblast prezentací a veřejného vystupování. Je autorem knihy Perfektní prezentace, která se stala bestsellerem a získala mnoho pozitivních recenzí.

McGowan je také zakladatelem společnosti Clarity Media Group, která se zaměřuje na trénink a poradenství v oblasti komunikace a prezentací.

Předtím pracoval jako novinář a producent v televizních stanicích CBS a ABC. McGowan je často zván jako hostující lektor na univerzitách a konferencích po celém světě.

Efektivní předání sdělení v práci i doma

Kdykoli jste byli před prezentací nervózní, kolik lidí vám řeklo, abyste si představili své posluchače ve spodním prádle?

Spousta, že? Ale to je hrozná rada! Jen vás to odvede od úkolu, který máte před sebou - soustředit se na efektivní předání svého sdělení.

Přesto to není jediná oblíbená a špatně doporučovaná technika. Ve skutečnosti jich je mnoho, které vám budou bránit v předání vašeho sdělení publiku.

Tyto kapitoly vám pomohou vyhnout se těmto nástrahám a zlepšit svou komunikaci tak, abyste mohli stoupat po firemním žebříčku. Díky dobrým komunikačním dovednostem také zjistíte, že máte mnohem více času soustředit se na skutečnou realizaci svých myšlenek a ne jen na jejich objasňování nebo odpovídání na otázky.

Tyto komunikační dovednosti vám pomohou nejen zlepšit vaše vystupování na veřejnosti, ale pomohou vám i v osobním životě – ať už se právě hádáte s někým blízkým nebo chcete vést poutavější rozhovory s přáteli.

Když máte jen jednu šanci předat správné sdělení

Ať už v profesním nebo osobním životě, v některých chvílích musíte být dokonalí – použít správný tón, abyste předali správné sdělení správné osobě ve správný čas.

Například v práci platí, že pokud máte efektivní komunikační dovednosti a víte, kdy je použít, máte větší šanci dostat povýšení. V kariéře je jen několik málo okamžiků, které rozhodují o tom, zda zapůsobíte na své nadřízené, a tím pádem budete stoupat po firemním žebříčku.

Představte si například, že se vás šéf zeptá na váš názor ohledně případných interních překážek v růstu firmy. Pokud se na jedné straně zdráháte vyjádřit svůj názor a vyhýbáte se přímému očnímu kontaktu, ztratíte šanci prokázat své znalosti. Na druhou stranu, pokud budete mluvit otevřeně a prozradíte, že slabá struktura samotného podniku ohrožuje jeho růst, mohli byste svého šéfa urazit. Ať tak či onak, s povýšením se můžete rozloučit! Jedna studie totiž zjistila, že hlavní překážkou povýšení jsou špatné komunikační dovednosti. Patří sem rasistické poznámky, urážlivé vtipy, pláč, nadávky, vyhýbání se očnímu kontaktu a další nešvary.

Pokud však svůj komunikační projev zvládnete dokonale hned na první pokus, budete se setkávat s menším počtem nedorozumění a žádostí o vysvětlení a budete mít více času soustředit se na realizaci samotného nápadu.

Řekněme například, že chcete, aby vaše dítě dokončilo domácí úkol, ale nedaří se vám ho přesvědčit hned na první pokus. Každý další pokus stojí vás i vaše dítě čas, který byste mohli využít mnohem lépe.

Dokonalá komunikace je základem pro dosažení požadovaných výsledků. Přibližně dvě třetiny navrhovaných nápadů jsou odmítnuty – ne proto, že by byly špatné jako takové, ale prostě proto, že jsou špatně vyjádřeny.

Pokud jste například vymysleli nějakou novou technologii webových stránek, kterou byste rádi použili v dalším velkém projektu ve vaší společnosti, je lepší nemluvit o tom, jak jste na nápad přišli, ale místo toho lidem říct, jaký přínos bude mít pro společnost jeho použití.

Stručným a přesvědčivým sdělením přimějete posluchače dozvědět se více

Kdykoli přednášíte prezentaci nebo zahajujete konverzaci, cítíte, že můžete kdykoli ztratit své posluchače?

Máte pravdu.

Máte pouhých 30 sekund na to, abyste posluchače přesvědčili, aby vám nadále věnovali pozornost. Pokud se vám je podaří zaujmout hned na začátku, budou poslouchat dál, ale v opačném případě se jejich myšlenky rozutečou, začnou kontrolovat své smartphony nebo odejdou.

Je jasné, že se takové situaci chcete vyhnout. Ale jak?

Zaprvé, je zásadní, abyste se vyhnuli tomu, že budete o svém programu mluvit předem. Místo toho byste se měli rovnou ponořit do prezentace. Pokud strávíte první minutu povídáním o tom, co budete říkat, budete znít stejně jako každý jiný řečník a posluchači budou předpokládat, že nemáte co nového říct.

Zvažte například, co byste dělali, kdybyste museli přetrpět předmluvu, ve které prezentující představuje každý bod, o kterém bude později hovořit. Nebyli byste na pokraji svých sil?

Z tohoto důvodu je nejlepší začít prezentaci prvním argumentem nebo krátkým, pozornost upoutávajícím příběhem, který se hodí k vašemu sdělení.

Což nás přivádí k druhému bodu: váš úvod musí být účinný, což znamená, že byste měli dát svůj nejpřesvědčivější materiál hned na začátek.

Recept na dokonalý úvod samozřejmě neexistuje, ale měly by být krátké, napínavé a hlavně překvapivé. Chcete-li své publikum zaujmout, můžete začít příběhem nebo provokativním tvrzením či otázkou. Nebo můžete udělat něco nečekaného.

Například v roce 1984 začal Steve Jobs prezentaci slovy „Ahoj, já jsem Steve Jobs", i když už všichni věděli, kdo je. Publikum se zasmálo a zatleskalo - pak Jobs začal hned se svým prvním argumentem. Tím, že posluchače překvapíte, máte větší šanci upoutat jejich pozornost.

Nakonec byste si měli prezentaci vyzkoušet v situaci, kdy nejde o nic. Takovým prostředím s nízkým tlakem může být stůl u večeře s přáteli (ne s kolegy) nebo s vašimi dospívajícími dětmi. Dokážete udržet jejich pozornost? Nebo jsou shrbení nad svými smatrphony?

Vizualizace udrží posluchače v napětí

Ať už přednášíte prezentaci, nebo se účastníte rozhovoru, pomocí několika jednoduchých technik vyprávění příběhů můžete to, co říkáte, učinit mnohem živějším.

Patří mezi ně vyvolání očekávání u posluchačů: „... a pak se z ničeho nic stalo něco naprosto nečekaného" nebo prokládání příběhu osobními detaily, které posluchače zaujmou.

Pomocí vizuálních detailů diktujete, co si posluchači představí. Představte si například ekonoma, který chce vysvětlit inflaci v Brazílii v 80. letech 20. století.

Jak by mohla své vysvětlení podat živě?

Mohla by do něj zahrnout příběh o Brazilcích, kteří na ramenou převáželi pytle s náhle bezcennou hotovostí do své banky, aby je vyměnili za novou měnu.

Takový způsob vyprávění však může být obtížný – zvláště když je třeba zahrnout statistické údaje. Převést statistiky a číselné údaje do snadno uchopitelných obrazů je náročné, takže pokud zjistíte, že se vám to nedaří, zkuste místo toho použít analogie.

Pomocí analogií můžete zdůraznit, co pro vás tyto statistiky vlastně znamenají a vaše publikum si to může dát do určitého kontextu. Například: „V loňském roce jsme zvýšili prodej o 100 % – to je jako kdyby Michael Jordan vstřelil dvakrát více košů!"

Zaujmout publikum samozřejmě není jen o tom, co říkáte, ale také o tom, jak to říkáte: můžete měnit svůj tón, tempo a projekci, aby klíčová myšlenka utkvěla v paměti posluchačů.

Například Steve Jobs chtěl zdůraznit, že se jeho společnost stala nejúspěšnější na světě. Aby toho dosáhl, zakončil svou argumentaci zpomalením tempa a zavedením delších pauz: „Apple je jedničkou... na světě v oblasti mobilních zařízení," pak delší pauza a po ní téměř šeptem: „... na světě."

Zredukujte svůj argument na klíčové sdělení

Mnoho lidí mluví příliš dlouho, ať už proto, že chtějí vypadat chytře, chtějí zdůraznit svůj názor nebo prostě jen špatně plánují. Bohužel se těmto lidem nejspíše nepodaří předat své sdělení.

Pokud patříte mezi tyto lidi, měli byste si raději osvojit „princip těstovinové omáčky": snažte se svou argumentaci rozvařit tak, aby sdělení bylo jasné a stručné.

Tato zásada je užitečná, protože pozornost většiny lidí je velmi krátká. Jedna studie totiž odhalila, že když lidé poslouchají projevy, mají tendenci vnímat maximálně 18 minut.

Pokud je tedy vaše publikum schopno strávit pouze malé kousky informací, je kontraproduktivní je zasytit porcí XXL.

Právě z tohoto důvodu se Twitter stal tak úspěšným: ve světě, kde jsme zahlceni informacemi, přináší tweet jediné, stručné a soustředěné sdělení. Ve srovnání s tím se totiž i e-mail nebo příspěvek na blogu může zdát příliš dlouhé.

Jedním ze způsobů, jak zajistit, aby vaše prezentace nebyla příliš dlouhá, je vytvořit si rozhodné začátky a konce, protože vám to umožní určitou flexibilitu.

Procvičte si tedy začátek i konec a naučte se je nazpaměť. Pomůže vám to zklidnit nervy a posílit sebevědomí. Zajistí vám to také, že budete přesně vědět, co tvoří vaše hlavní sdělení a jak ho chcete uzavřít. Rozhodné zahájení a zakončení vám také umožní rozšířit nebo zkrátit hlavní část prezentace, abyste byli flexibilní vůči časovým omezením.

Dalším způsobem, jak udržet prezentaci krátkou, je zajistit, abyste se na konci vyhnuli rekapitulaci. Když začnete posluchačům opakovat, co právě slyšeli, snadno je to rozptýlí a přestanou dávat pozor.

Místo toho byste na závěr mohli posluchačům nabídnout relevantní rady. Ty mohou zahrnovat návrhy, jak mohou informace, které jste jim předali, aplikovat na svůj skutečný, individuální život. Například: „Až budete příště připravovat projev, dbejte na to, aby nebyl delší než 18 minut a aby byl srozumitelný a výstižný."