Stručně

Zjistěte, proč býváte v konverzaci rozvláční

Proč je pro nás tak těžké mluvit stručně a k věci? Jen stěží otevřete e-mail nebo přijdete na schůzku, aniž byste se vyhnuli tomu, že vás čeká dlouhatánská, roztříštěná a zapomenutelná snůška informací.

Ve skutečnosti existuje mnoho důvodů, proč máme problém s tím, abychom byli v komunikaci struční. V tomto shrnutí je všechny probereme a poté vysvětlíme, jak můžete každému z nich čelit, abyste byli v kanceláři známí jako stručný a věcný člověk. Jakmile se tak stane, lidé budou vždy chtít vědět, co máte na srdci.

Rychle přejděte k jádru věci

Každý den jsme zahlceni informacemi a rozptylováni nespočtem lidí a věcí, které se ucházejí o naši pozornost. V tomto rychlém světě zaměřeném na informace se čas stal cennou komoditou: kdo nedokáže upoutat pozornost a rychle vyjádřit svůj názor, je snadno ignorován.

Proč je tak těžké získat pozornost lidí?

Protože jednoduše nemáme mentální kapacitu na to, abychom dokázali vstřebat všechny informace, se kterými se setkáváme. Jsme konfrontováni s takovým množstvím dat, že je nemožné se v nich všech vyznat.

Například podle společnosti pro vývoj softwaru Atlassian obdrží průměrný kancelářský pracovník 304 e-mailů týdně. A nejen to, podle výroční zprávy společnosti rizikového kapitálu Kleiner, Perkins, Caufield and Byers o internetových trendech lidé kontrolují své telefony stopadesátkrát denně. To znamená, že průměrný pracovník je každých osm minut vyrušen svým telefonem.

Kvůli těmto moderním rozptýlením máme problém vnímat zbytek informací, které jsou nám předkládány. Není divu, že výzkum ukázal, že průměrná doba udržení pozornosti se za posledních pět let snížila z dvanácti sekund na osm.

V důsledku toho všichni očekávají věci rychleji. Abyste v tomto informačním přetížení dokázali předat své myšlenky, musíte udržet pozornost publika, a to znamená rychle sdělit svůj názor.

Jak?

Tím, že budete mluvit prostřednictvím sloganů, které upoutají pozornost. Například místo pomalé výstavby argumentů oznamte v prezentaci své závěry hned.

Věcná krátká hesla jsou účinná, protože lidé z businessu mohou být netrpěliví, když řečníci nejsou přímočaří. Představte si například 300 vedoucích pracovníků na středeční benefiční akci neziskové organizace. Hlavní řečník překročí vymezenou dobu o 30 minut a než skončí, je místnost poloprázdná. Neschopnost rychlé komunikace vás tak může stát nejen lidi a peníze, ale také respekt a dobrou pověst.

Pokud však úspěšní lidé chtějí, aby vše bylo rychlé a stručné a netolerují dlouhé vysvětlování, proč je pro nás tak těžké přejít k věci?

Odstraňte to, co vám brání přejít rychleji k jádru věci

Je až příliš běžné, že někdo slíbí, že „to bude trvat jen minutu“, jenže pak mluví půl hodiny. Proč je pro nás tak těžké dodržet slovo?

Není to jen záliba ve vlastním hlase, která nám ztěžuje snahu být struční. Potíže pramení z podvědomých důvodů, jako je naše sebevědomí a úroveň pohodlí. Například pokud se někdo považuje za odborníka na dané téma, může se zaseknout na technikáliích a příliš podrobných vysvětleních. A k čemu je odbornost, když nedokážete nabídnout jasné a srozumitelné vysvětlení?

Podobná věc se děje, když se lidé cítí pohodlně – často toho ve známém kontextu nebo společnosti řekneme příliš mnoho. Všichni jsme například zažili, jak se krátký rozhovor s kolegou během přestávky na kávu změnil v maraton, když nám kolega podrobně popsal své víkendové plány. Takové situace vám ubírají čas na práci a nutí vás dvakrát si rozmyslet, zda projevíte zájem.

Pocit uvolněnosti nás tak nutí mluvit až příliš. Zmatek a komplikace způsobují totéž.

Někdy, pokud si lidé před mluvením neuspořádali myšlenky, skončí to tak, že přemýšlejí nahlas. V takové situaci, i když váš mozek pracuje na plné obrátky, budou lidé kolem vás přijímat jen nejasná, nerozluštitelná sdělení. K tomu běžně dochází během brainstormingu. Vaše skvělé nápady by neměly zůstat nerozvinuty jen pro to, že ostatní nedokážou pochopit, o co vám jde.

Ale co s myšlenkovými pochody a nápady, které jsou ze své podstaty těžko sledovatelné či komplikované?

Někteří lidé se například domnívají, že existují tak složité koncepty, že je nelze zjednodušit. Řekněme, že zákazník chce vědět, proč nelze jeho zásilku urychlit. Vysvětlíte mu všechny logistické detaily harmonogramu přepravy, a když skončíte, zákazník s vámi nechce mít nic společného. Přílišným vysvětlováním riskujete, že ztratíte nejen trpělivost zákazníka, ale i jeho důvěru.

Proto je klíčová stručnost. Naučte se tedy být struční pomocí následujících čtyř technik.

Utřiďte své myšlenky pomocí myšlenkových map

Všichni víme, jak těžké je být na straně příjemce informací s těmi, kteří příliš vysvětlují, nedostatečně se připravují a zbytečně komplikují informace. Chcete se ujistit, že už nikdy jinou osobu do této nepříjemné situace nedostanete? Přijďte připraveni s osnovou a budete překvapeni, jak jasné, organizované a podrobné mohou vaše prezentace být.

Vytvoření osnovy prezentace je snadné pomocí myšlenkových map BRIEF – vizuálních osnov, které vztahují informace k centrálnímu tématu.

BRIEF je zkratka pro Background (pozadí), Reasons (důvody) nebo Relevance (relevance), Information for inclusion (informace k zařazení), Ending (zakončení) a expected Follow-up questions (očekávané doplňující otázky). Myšlenkové mapy BRIEF jsou diagramy, které vám pomohou stručně vyjádřit vaše myšlenky. Klíčem k jejich nakreslení je nespěchat.

Začněte rámečkem s výrazným heslem popisujícím váš hlavní bod. Pokud například informujete skupinu o aktuálním stavu projektu, může vaše heslo znít takto – projekt jde podle časového harmonogramu.

Poté podrobně popište poslední rozhovor, který jste vedli s osobou nebo skupinou, kterou oslovujete. V tomto příkladu byste tedy mohli říci: „Minulý týden jsme se rozhodli, že předpokládané náklady jsou 30 000 dolarů a časový plán dokončení je 30 dní.“

Jakmile jsou všichni informováni o aktuálním stavu věci, řekněte jim, proč se scházíte právě teď a proč jsou tyto informace důležité. Možná se změnily plány a potřebujete investovat další prostředky, abyste dodrželi harmonogram.

Nyní představte klíčové informace své prezentace. Například: „Investicí dalších 5 000 dolarů můžeme projekt dokončit o čtyři dny dříve.“ Opřete se ve svém výkladu o další informace.

Při závěrečném shrnutí se zaměřte na to, co jste prezentovali, a nastiňte další kroky na časové ose: „Pokud navýšíme finanční prostředky, můžeme projekt dokončit dříve, než je plánováno.“

Před prezentací zvažte případné otázky posluchačů a pokuste se na ně odpovědět. Můžeme například očekávat nějaké další výdaje? Existují nějaká nepředvídatelná rizika?

Až budete příště prezentovat informace, mějte na paměti příklad společnosti Nike a její slogan „Prostě to udělejte“ (Just Do It). Prostě to řekněte, rychle a jasně, a pak udělejte to, co udělat máte.

Udělejte své nápady zapomatovatelné díky síle obrázků

Znáte klasické rčení, že obrázek vydá za tisíc slov? Pokud jde o stručnost, je to pravdivější než kdy jindy. Jasné a zapamatovatelné vizuální prvky osloví každého a jsou skvělým nástrojem, který lidem pomůže zapamatovat si sdělení. Dnešní technologicky orientovaný svět obrazovek a interaktivních médií překonal včerejší textový svět.

Studie totiž ukázaly, že 65 % populace se učí vizuálně a že lidé mají tendenci zapamatovat si přibližně 80 % toho, co vidí. Pro představu, lidé si pamatují jen 30 % toho, co čtou, a pouhých 10 % toho, co slyší.

Dozvíte se, jak můžete využít obrázky ke sdělení svých myšlenek: infografiky, videa, grafy, tabulky, ilustrace a animace mohou vaše sdělení předat šestkrát efektivněji než pouhá slova.

Vezměte si příklad ze zakladatele USA Today Ala Neuhartha, který nově definoval žurnalistiku tím, že využil nový způsob, jakým lidé čtou noviny. Pomocí kratších příběhů a velkého množství vizualizací přetvořil své médium tak, aby se hodilo pro rychlý svět, ve kterém lidé nemají čas číst dlouhé články.