Technika Pomodoro

Stihnout více bez stresu

Prokrastinace je termín, který se v posledních desetiletích stal populárním. A není to ani žádné překvapení.

Je podvečer, sedíte před obrazovkou počítače a víte, že těch 50 prázdných slidů PowerPointu se samo nezaplní. A přesto místo toho, abyste se pustili do tohoto mamutího projektu, trávíte hodiny surfováním Facebooku a prohlížením fotek z dovolené přátel.

Ani vás to nebaví a vlastně se kvůli tomu cítíte dost provinile, a přesto se prostě nedokážete zastavit. Každých pět minut je poznamenáno otevřením e-mailové schránky v naději, že budete mít možnost smazat nějaký spam a dopřát si krátkou úlevu od pocitu viny z prokrastinace.

Hodiny ubíhají a po sedmi kapučínech je prezentace stále ještě daleko od dokončení.

Autor Francesco Cirillo se na univerzitě potýkal právě s tímto problémem. Jeho záchrana přišla v podobě rajčete, přesněji kuchyňské minutky ve tvaru rajčete.

Od té doby používá tuto jednoduchou pomůcku k tomu, aby každý úkol rozsekal na menší, zvládnutelné a motivující jednotky zvané pomodori.

Jeho technika pomohla mnoha chronickým prokrastinátorům zbavit se pocitu viny a naučit se místo toho mít z práce radost.

Rozdělte svou práci na drobné úkoly

Pro mnohé z nás je čas (pokud jde o deadline) největším nepřítelem – zdá se, že se nekonečně táhne, když se snažíte dokončit první slide nudné prezentace, a pak utíká, když ztrácíte čas online.

Než se vám podaří dokončit první slide, je čas jít domů. Podíváte se na seznam úkolů a zjistíte, že jste nic neudělali; váš den byl opět promarněn popíjením kávy, povídáním si s kolegy a kontrolou e-mailu.

Pokud je pro váš pracovní den charakteristické právě toto, pak se pravděpodobně považujete za neefektivní a svou práci za přítěž. Pocit viny a frustrace z nesplněných úkolů vás pronásleduje domů, a protože práce musí být hotová, rozhodnete se pracovat na „noční" – i tak ale většinu času strávíte surfováním po internetu a kontrolou Facebooku.

Po další dlouhé noci nicnedělání jdete frustrovaní a unavení spát, abyste se druhý den ráno probudili a tento začarovaný kruh zopakovali. Tuto rutinu zná hodně lidí.

Studie naštěstí ukázaly, že tyto nezdravé pracovní návyky můžeme snadno překonat – stačí si práci rozdělit na malé, zvládnutelné úkoly po 20 až 45 minutách a pracovat v těchto krátkých úsecích bez přestávek a přerušení. Právě tento koncept byl použit při tvorbě techniky Pomodoro.

Myšlenka je jednoduchá. Nastavte si časovač na 25 minut (časovač nemusí být ve tvaru rajčete) a po tuto dobu se soustřeďte na jeden úkol, který jste si předem vybrali; soustřeďte se bez ohledu na to, co se děje kolem. Tomuto 25 minutovému úseku se říká pomodoro.

Jakmile časovač zazvoní, udělejte si pětiminutovou přestávku, abyste si odpočinuli, vypili sklenici vody nebo se trochu pohnuli. Po přestávce budete svěží a připraveni na další pomodoro.

Pomodori vám pomohou udržet si motivaci

Strukturování práce do malých "pomodori" je snadné – nemusíte se učit žádné složité techniky ani si kupovat drahé vybavení, a přesto může každému pomoci zbavit se pocitu viny a úzkosti z prokrastinace a zároveň učinit práci prospěšnou a motivující.

Vzhledem k tomu, že pomodoro je tak krátké, je téměř nemožné neudržet během této doby soustředění. A když víte, že můžete přestat pracovat na nudné prezentaci už po 25 minutách, nemáte důvod prokrastinovat. To zase usnadňuje udržet si motivaci a vytěžit ze dne více.

Na Mount Everest se nedá vylézt jedním skokem. Snaha splnit jakýkoli velký úkol najednou je skličující a vede k prokrastinaci – většinu času strávíte nic neděláním a pak se těsně před deadlinem snažíte udělat všechno najednou.

Pokud si však stanovíte cíl "10 pomodori denně" (pouhých 250 minut), každý krok zvládnete snáze a dostanete se na horu mnohem dál než při sprintu na poslední chvíli.

Pomodori vám také pomohou udržet si dobrou náladu, protože každé pomodoro se dá zvládnout samo o sobě a nemusíte myslet na celý projekt, který musíte dokončit. Kromě toho vás stálé tempo 25 minutových intervalů chrání před vyčerpáním, čímž šetří vaši energii i duševní zdraví.

Při používání techniky Pomodoro můžete jít domů s pocitem úspěchu a vědomím, že jste skutečně něco udělali. A místo nočních směn můžete volný čas využít k odpočinku, trávení času s rodinou nebo k jiné činnosti.

Pro trvalý úspěch držte se pravidel techniky

Jakkoli je technika Pomodoro jednoduchá, funguje pouze tehdy, pokud dodržujete její pravidla. První a nejdůležitější z těchto pravidel: žádné poloviční pomodori, žádné 80 procentní pomodori a už vůbec ne takové, které dokončíte minutu před zazvoněním časovače.

Jakmile spustíte časovač, jste zavázáni k 25 minutám soustředěné práce na dané prezentaci. Za žádných okolností nepřestávejte dříve, než těchto 25 minut uplyne. To znamená, že nepodlehnete pokušení vzít si rychlou svačinu, ani si nezkontrolujete e-mail.

Jedinou omluvou je, pokud hoří dům nebo vy; jinak se držte pravidel a pracujte požadovaných 25 minut.

V případě, že ve slabé chvilce otevřete schránku a nahlédnete do e-mailů, okamžitě pomodoro zrušte a začněte znovu. Nedokončené pomodori se nepočítá.

Proč na sebe musíte být tak přísní?

V podstatě si chcete tento návyk soustředění osvojit, abyste pracovali ve stylu pomodorobez přemýšlení. Přísné dodržování pravidel je jediný způsob, aby k této změně došlo.

Co budete dělat, když úkol dokončíte za 20 minut místo za 25?

Jednoduše – budete pokračovat. Zeptejte se sami sebe, zda je něco, co byste mohli ve své prezentaci zkontrolovat nebo zdokonalit. Jste si jisti, že jste použili nejlepší písmo?

Pokud „skončíte" dříve, neukončujte pomodoro, nezačínejte přestávku a ani nepomýšlejte na to, že byste si zkontrolovali e-mail dříve, než uplyne 25 minut. Pokud skutečně nemůžete udělat nic, co by vaši práci zlepšilo, a na časovači zbývají ještě 2 minuty, pak si práci přesto zkontrolujte a zrekapitulujte, co jste udělali.

Po pomodori si udělejte přestávku

Druhé pravidlo techniky pomodorozní – přestávky jsou povinné.

Měli byste to brát velmi vážně, pokud si chcete udržet soustředěnou mysl, musíte jí dopřát přestávku. To znamená, že byste neměli promarnit pětiminutovou přestávku tím, že budete kontrolovat e-mail nebo dělat něco namáhavého.

Místo toho se uvolněte a rozptylte se. Vytěsněte z mysli úkol, který jste právě dokončili, a vychutnejte si ten příjemný pocit úspěchu. Umožněte své mysli, aby se znovu zkalibrovala a mohla se soustředit na další úkol.

Pokud se tohoto pravidla z nějakého důvodu nedržíte, bude pro vás těžší udržet si motivaci.

Dodržováním rozvrhu 25 minut soustředění a následného 5 minutového odpočinku dáváte své mysli najevo, že potřebuje udržet soustředění po krátkých intervalech, a tím si snáze udržíte motivaci.

Pokud tento rytmus rozmělníte, pak vaše mysl nebude mít důvod neprokrastinovat, protože již nebude existovat jasné rozdělení mezi časem na soustředění a časem na odpočinek.

Kromě pětiminutových přestávek po každém pomodoru existuje ještě jeden velmi důležitý druh přestávky – po dokončení 4 pomodorů si dopřejte delší přestávku v délce 15 až 30 minut.

Ukázalo se, že tento způsob strukturování času funguje obzvlášť dobře jak z hlediska efektivity, tak z hlediska udržení motivace po celý pracovní den, což vám pomůže dosáhnout více s menším stresem.