Připraven na cokoliv

David Allen je americký autor a řečník, který se specializuje na produktivitu a efektivní řízení času. Narodil se v roce 1945 v Shreveportu v Louisianě a vystudoval americkou literaturu na New College v Sarasotě na Floridě. Po absolvování se věnoval různým profesím, včetně kytaristy a zpěváka v rockové kapele.

V roce 1981 založil David Allen & Co., společnost specializující se na trénink produktivity a řízení času. V roce 2001 vydal knihu Mít vše hotovo, která se stala bestsellerem, byla přeložena do více než 30 jazyků a získala mnoho ocenění. V roce 2015 vydal knihu Aby vše klapalo, která se zaměřuje na efektivní řízení pracovního a osobního života. Další jeho méně známá kniha je Připraven na cokoliv, ve které popisuje 52 způsobů, jak si okamžitě vyčistit hlavu a začít tvořit, soustředit se, vytvořit si fungující struktury a začít jednat, aby se věci daly do pohybu.

David Allen je často zván jako řečník na konference a semináře po celém světě a jeho metody produktivity jsou používány v mnoha organizacích a firmách. Je také aktivním členem komunity GTD (Getting Things Done) a pravidelně přispívá do různých médií, včetně časopisu Fast Company.

Naučte se, jak si vytvořit prostor pro kreativní a přínosné projekty

Najdete někdy čas a energii na práci na projektech, které vás baví? Nebo se budete muset smířit s tím, že nároky každodenního života vám budou vždy stát v cestě k tvůrčímu a naplňujícímu životu?

Kniha Připraven na cokoliv, která vychází z populárního bulletinu poradce v oblasti managementu Davida Allena, se zabývá mnoha tématy a poskytuje vhled do příčin mnoha problémů s řízením času a produktivity. Přestože se z velké části jedná o glosu k Allenovu bestselleru Mít vše hotovo, Připraven na cokoliv si klade za cíl odpovědět na důležitou otázku: Jak si můžete ve svém životě udělat čas a prostor pro kreativní a smysluplnou práci?

Příliš mnoho věcí, na které běžně myslíte, brzdí vaši kreativitu

Na rozdíl od úkolů, které od vašeho mozku mnoho nevyžadují, jako je vyplňování formulářů, psaní nákupního seznamu nebo odpovídání na běžné e-maily, vyžaduje tvůrčí práce spoustu "mentální síly".

Proč tomu tak je?

Zaprvé, tvůrčí práce je o duševní rovnováze. Tvůrčí činnost vyžaduje, abyste v každém okamžiku měli na paměti – a vyhodnocovali – mnoho různých úvah současně.

Například když scenárista píše scénář, musí počítat s mnoha různými věcmi. Musí vymyslet přesvědčivý příběh a poutavé vyprávění. Bude muset vymyslet účinné vizuální metafory pro emocionální stavy postav, například pomocí silného deště symbolizovat smutek. Bude muset zajistit, aby scénář nevyžadoval příliš mnoho různých míst natáčení, protože to zvýší náklady na výrobu. A také bude muset hodně pátrat v minulosti, zejména pokud se příběh odehrává ve starověku nebo v něčem podobném.

Vyvážit všechny tyto faktory současně vyžaduje velké duševní úsilí. Toto úsilí navíc závisí na tom, zda máme jakýsi mentální "úložný prostor". Pro většinu z nás je však tento prostor na hranici únosnosti.

Všechny informace, které budou důležité v krátkodobém až střednědobém horizontu, jsou uloženy v něčem, co budeme nazývat jakousi psychickou pamětí RAM. Informace, které tam ukládáme, sahají od mezisoučtu účtu, který právě počítáte, až po skutečnost, že potřebujete koupit mléko. Zásadní je, že na této psychické paměti RAM závisí také tvůrčí myšlení.

Kapacita psychické paměti RAM je však bohužel omezená. Snaha udržet v paměti velké množství informací najednou způsobí, že vaše RAM bude příliš plná na to, abyste mohli zpracovávat nové myšlenky. Což samozřejmě znamená, že vaše kreativita utrpí.

Pokud nemůžeme být kreativní, když máme hlavu plnou všedních detailů, poznámek, faktů a podobně, pak z toho vyplývá, že musíme najít způsob, jak svou mysl od takových informací očistit.

Chcete-li maximalizovat svou kreativitu, pište si všechny plány a nápady

Jak jsme viděli, ukládání příliš velkého množství informací do vaší psychické paměti RAM bude vaši kreativitu brzdit. Existují však i další důvody, proč se nesnažit ukládat všechny své nápady do hlavy.

Zaprvé, pokud si nápad nezapíšete, když vás napadne, může se stát, že nebude k dispozici, až ho budete potřebovat.

Je to proto, že naše psychická paměť RAM je poměrně omezená, takže starší informace mohou být vymazány, aby se uvolnilo místo pro nové informace. Ve skutečnosti se může stát, že nejlepší nápad, který jste kdy měli, bude z vaší paměti RAM vytlačen novějším, mnohem přízemnějším nápadem, například "musím koupit mléko".

Informace uložené v paměti RAM jsou také špatně uspořádané, takže se může stát, že nebudete schopni získat onen skvělý nápad, až ho budete potřebovat.

Představte si například, že se připravujete na závěrečné zkoušky a v hlavě se vám zrodí fantastický podnikatelský nápad. Po skončení zkoušek, kdy budete mít konečně čas o tomto nápadu uvažovat, k němu možná nebudete mít přístup, protože bude pohřben pod všemi informacemi, které jste ke zkouškám potřebovali.

Když si však své nápady zapíšete, přestanete být závislí na své psychické paměti RAM a tyto nápady se vám budou mnohem snáze vybavovat, až je budete potřebovat.

Zapisování myšlenek však není jen jejich uchovávání v bezpečí – psaní nám také pomáhá je definovat a vyhodnocovat. Mezi myšlenkou a jejím uplatněním v reálném světě je obrovský rozdíl. Když máte první nápad, například pro podnikání, obvykle není příliš jasný, ale spíše je to změť nejasných myšlenek a možných závěrů, jako například "ušetřit náklady" nebo "stážisté".

Proces zapisování myšlenky v ucelených větách nás nutí k její jasnější struktuře a pomáhá nám vidět případné chybné závěry, které jsme učinili. Například písemné tvrzení "Zaměstnáním stážistů můžeme ušetřit 20 procent nákladů" se hodnotí mnohem snáze než zárodečná myšlenka, která existuje pouze v mysli.

Musíte znát svou práce, cíle a aktuální úkoly pro správné plánování

Představte si, že dostanete příležitost, na kterou jste čekali: možnost natočit dokumentární film. Pak nastoupí realita – bohužel, váš pracovní stůl je spíše zaplněn výukou mediální vědy na univerzitě.

Jak se rozhodnete, zda se vám natáčení tohoto filmu vejde do rozvrhu?

V rozhodování vám pomůže prosté uvědomění si úkolů, ke kterým jste se zavázali. Zapsání všech aktuálních povinností a projektů, například budoucích hodin a seminářů, které jste se zavázali vyučovat, vám pomůže jasně vidět, kolik času a energie již investujete, a zda vám tedy zbývá dost na to, abyste se mohli věnovat tomuto filmovému projektu.

Navíc, pokud jste si vědomi svých závazků, jste schopni zvážit možnost upustit od některých úkolů nebo je delegovat na někoho jiného, abyste si ve svém životě mohli udělat prostor pro nový atraktivní projekt. Možná byste dokonce mohli některé své hodiny přidělit nadšenému studentovi, který se věnuje výzkumu, abyste mohli natočit dokumentární film.

Ale i když jste vyjmenovali všechny své závazky a nyní jste si jich plně vědomi, stále se budete muset rozhodnout, které činnosti jsou důležitější než jiné. Abyste mohli takto stanovit priority, musíte dosáhnout jasného vymezení své pracovní náplně a cílů. Pak můžete určit důležitost úkolů ve vztahu k určitému referenčnímu bodu.

V našem případě je dobrým referenčním bodem vaše pracovní místo: Jak důležitý je konkrétní úkol ve vztahu k vaší pracovní náplni? Pokud je vaše práce lektor mediálních věd a semestr právě začal, je zřejmé, že výuka bude blíže vaší pracovní náplni než natáčení dokumentu.

Dalším referenčním bodem mohou být vaše aspirace: Je vaším konečným cílem stát se filmařem? Pokud ano, pak byste možná měli vážně uvažovat o tom, že byste s výukou skončili a využili příležitosti, která se před vámi naskýtá.

Nejlepší plány předem připravují na obtíže a přerušení

Ať už se věnujete jakékoli oblasti, každý projekt, který plánujete, s sebou nese řadu rizik a obtíží, jako je špatné počasí nebo investor, který se stáhne, a podobně. Často je však možné připravit se na věci, které se mohou pokazit.

Ve skutečnosti je nejvhodnější doba pro řešení potenciálních překážek v době, kdy je projekt ještě ve fázi plánování, a ne až ve chvíli, kdy už je v plném proudu. Během této doby je mnoho příležitostí připravit se na věci, které se mohou pokazit.

Představte si například, že plánujete velkou zahradní slavnost a očekáváte, že ve velký den bude pršet. V takovém případě budete mít pro jistotu dostatek času na zajištění párty stanu nebo vymýšlení zábavných aktivit pod střechou. Bez ohledu na počasí tak bude mít vaše oslava hladký průběh.

Na druhou stranu, pokud byste nevyužili fáze plánování k řešení možných problémů a bouřka by vás zaskočila, budete mít mnohem méně možností, například byste neměli v pohotovosti stan.

Navíc u každého projektu je třeba počítat se zpožděním a přerušením. Pokud tedy váš harmonogram s takovými přerušeními nepočítá, každá nepředvídaná událost bude mít za následek, že se váš projekt zpozdí.

Jen si představte scénografa, který ví, že jeho tým dokáže za normálních podmínek postavit maketu lodi za osm hodin. Pokud tento úkol naplánuje na samotný den premiérového představení, nebude mít žádnou časovou rezervu, o kterou by se mohl opřít, kdyby některý ze spolupracovníků zavolal, že je nemocný, nebo kdyby barva nestihla zaschnout.

Kromě toho, že taková práce vystavuje jeho tým zbytečnému tlaku, hrozí, že konstruktér svou práci nestihne dokončit do premiéry, což způsobí problémy divadlu i všem zúčastněným.

Poučení? Dobrý časový plán se s takovým zpožděním vyrovná a zabrání vzniku velkých problémů.