Minutový manažer

Spencer Johnson byl americký spisovatel a lékař, který se narodil v roce 1938 v Mitchellu v Jižní Dakotě a zemřel v roce 2017.

Jeho nejznámější knihou je Kam zmizel můj sýr?, která se stala bestsellerem a byla přeložena do více než 40 jazyků. Johnson napsal také další knihy, včetně Minutový manažer, Dar přítomnosti a Vrcholy a údolí.

Před svou spisovatelskou kariérou pracoval jako chirurg a výzkumník v oblasti psychologie. Johnsonova práce se zaměřovala na osobní růst a rozvoj, a jeho knihy pomohly mnoha lidem najít inspiraci a motivaci k dosažení svých cílů.

Zjistěte, jak učinit zaměstnance šťastnějšími a produktivnějšími během 60 sekund

Téměř každý někdy zažil příšerného šéfa: někoho, kdo by neměl mít na starosti ani zásuvku ve zdi, natož lidi!

Existuje však důvod, proč je tak těžké získat dobré manažery: není snadné řídit zaměstnance tak, aby byli spokojení a přitom dosahovali skvělých výsledků.

Navíc jsou manažeři obvykle zavaleni prací, a proto potřebují rychlé a účinné nástroje pro řízení a motivaci zaměstnanců.

Právě zde přichází na řadu „Minutový manažer“: metodika řízení, kdy pouhá minutová interakce se zaměstnanci může zajistit jejich spokojenost i produktivitu.

Je to záležitost lidí: jak mohou manažeři dosahovat špičkových výkonů díky rozvoji svých zaměstnanců

Kdybyste rozebírali práci manažera do její podstaty, co byste řekli, že to je? Řízení financí společnosti? Vývoj nových produktů? Prodej zboží?

Odpověď se vlastně skrývá v názvu práce: hlavním úkolem manažera je řídit zaměstnance společnosti.

Jeho cílem je dosahovat dobrých finančních výsledků, ale tato čísla plně závisí na úsilí zaměstnanců. Kvalita jejich práce je hlavním motorem tvorby a prodeje kvalitních výrobků, a tím i úspěchu podniku.

Zaměstnanci jsou tak nejpodstatnějším kapitálem, který může podnik vlastnit, a proto se manažeři musí zaměřit na maximalizaci jejich potenciálu.

Bohužel se zdá, že tomu tak není: přestože společnosti obvykle vynakládají až 70 % svého rozpočtu na platy, většina z nich neinvestuje ani jedno procento do vzdělávání svých zaměstnanců. To svědčí o zásadním nepochopení.

Většina manažerů nechápe souvislost mezi svými zaměstnanci a finančními výsledky, a proto se většinou dělí na dva tábory:

Za prvé jsou manažeři, kterým velmi záleží na blahu jejich zaměstnanců a nevědomky obětují výkonnost firmy, aby je udrželi spokojené. Tito manažeři by se nikdy neodvážili říci zaměstnanci, že dělá něco špatně, a raději na sebe vezmou téměř všechnu odpovědnost za jejich práci. Z dlouhodobého hlediska to končí katastrofou.

Zadruhé existují drsnější manažeři, kterým záleží pouze na výkonu, který firma podává, a jsou dokonce ochotni opomenout jakoukoliv ohleduplnost vůči svým zaměstnancům, aby tento výkon zlepšili. Tito manažeři svým zaměstnancům neustále říkají, že nedělají dost a musí se zlepšit, a tím jim berou motivaci.

Samozřejmě, že ve skutečnosti chcete být na průsečíku těchto dvou kategorií, kdy se vaši zaměstnanci cítí dobře, že pro vás pracují, ale zároveň i podávají kvalitní výsledky.

Jak se tam tedy můžete dostat? Tím, že věnujete řízení svých zaměstnanců pouhou minutu! Přečtěte si, jak to lze udělat a jak to zvýší efektivitu firmy i ušetří váš čas.

Minutové cíle: jak stanovit cíle pro zaměstnance, které můžete zkontrolovat během minuty

Co můžete udělat za jednu minutu? Třeba vypít sklenici vody? Nebo někomu zavolat a nechat mu krátkou hlasovou zprávu? Ale určitě ne o moc víc, že?

Ve skutečnosti mohou manažeři, kteří vědí, jak šetřit svým časem, za 60 sekund stihnout mnohé.

Jak? Tím, že si definují minutové cíle - konkrétní cíle pro zaměstnance nastíněné v měřitelných výkonnostních ukazatelích, které se vejdou na jeden list papíru.

Zní to až příliš dobře na to, aby to byla pravda? Takto to ale doopravdy funguje.

Se zaměstnancem se dohodnete na „cílech pro zaměstnance“, z nichž každý je pak sepsán ve velmi stručné podobě: 250 slov nebo méně. Takto je cíl vždy čitelný během jediné minuty a vy i zaměstnanec si ponecháte vlastní kopie pro snadné nahlédnutí.

Řekněme například, že chcete definovat minutový cíl pro někoho z vašich prodejců. Můžete říci, že pro příští čtvrtletí je cílem zaměstnance zvýšit prodej o pět procent. Tento cíl lze snadno sledovat.

Proč tyto cíle fungují? Protože motivují lidi.

Ve většině firmách nemají zaměstnanci ve skutečnosti žádnou konkrétní sadu povinností, takže jediný způsob, jak mohou posoudit svůj vlastní výkon, je zpětná vazba od jejich nadřízeného. A tato zpětná vazba je často negativní, protože manažeři mají tendenci zaměřovat se na chyby.

Ale s minutovými cíli mají zaměstnanci konkrétní cíle, o které mohou usilovat, a mohou sami sledovat, jak dobře si vedou. To zvýší jejich motivaci.

Samozřejmě, i když každý cíl zabere jen jeden list papíru, stejně se můžete nakonec utopit v papírování, pokud si stanovíte desítky cílů.

Proto je třeba dodržovat pravidlo 80-20 při stanovování cílů. Přibližně 80 procent práce zaměstnance je zaměřeno na dosažení pouhých 20 procent cílů, takže stačí definovat těchto 20 procent cílů, což znamená tři až maximálně šest konkrétních úspěchů.

Minutová pochvala: jak dát svým zaměstnancům pozitivní zpětnou vazbu za skvělou práci

Ve většině firem dostávají zaměstnanci vždy jen negativní zpětnou vazbu, protože jejich manažeři si všimnou, co se děje, až když udělají něco špatně. To je frustrující a snižuje to motivaci zaměstnanců, protože mají pocit, že svého nadřízeného nikdy nemohou potěšit.

Abyste tomu předešli, měli byste si osvojit zvyk udělovat „minutovou pochvalu“, kdy vyjádříte spokojenost s něčím, co zaměstnanec udělal.

Aby byla tato pochvala účinná, měla by být konkrétní a měla by následovat hned po činu, kterým si ji zaměstnanec zasloužil.

Můžete například říci něco jako: „Johnny, včera jsi tu prezentaci zvládl skvěle, byla úžasně podrobná! Byl jsem na tebe opravdu hrdý!“

Svou pochvalu můžete doprovodit i fyzickým gestem, například poplácáním po zádech, ale to samozřejmě záleží na konkrétní situaci a zaměstnanci.

Minutová pochvala ukazuje zaměstnancům, že si jich vážíte a oceňujete je, a také demonstruje úroveň očekávání, která od nich máte. To je důležité zejména pro čerstvě přijaté zaměstnance, proto by se manažeři měli opravdu snažit najít v jejich práci něco, co stojí za pochvalu, a to už během prvních týdnů jejich působení ve firmě.

Je však důležité, abyste zaměstnancům předem řekli, že budete jejich práci hodnotit, aby neměli pocit, že je „špehujete“.

Proč je tedy minutová pochvala tak účinná?

Zaměstnanci vidí, že někomu na jejich práci záleží, a to je povzbudí, aby se příště snažili ještě více, což nakonec vede k vynikajícím výkonům.

Koncepčně se to podobá způsobu, jakým se v mořských parcích trénují kosatky, aby vyskočily z vody: Nejprve jsou odměněny za to, že splní něco jednoduchého, například přeplují lano plovoucí v bazénu. Pak se lano postupně zvedá, dokud ho velryby nejsou nuceny přeskočit, a tím získat odměnu.

To sice funguje, ale kdyby bylo lano od začátku umístěno vysoko nad vodou, velryby by ho nikdy nepřeskočily. Potřebovaly drobné úspěchy - minutové pochvaly -, aby se motivovaly ke skoku do výšky. Totéž platí i pro lidi.

Minutová výtka: jak dát najevo nespokojenost a přitom si vážit zaměstnanců

A konečně, stejně jako stačí minuta k tomu, abyste někoho pochválili, nemusí trvat déle než minutu, abyste pracovníkovi chybu vytýkali.

Když tedy jednáte se zkušenějšími zaměstnanci, nebojte se použít minutovou výtku. Tito zkušení zaměstnanci již dokáží interpretovat minutové cíle a pochvaly, takže vědí, co se od nich očekává a zda si vedou dobře. Když však dělají chyby nebo zaostávají ve své práci, je třeba jim dát minutovou výtku, abyste jim vyjádřili svou nespokojenost.

Podobně jako minutová pochvala by měla minutová výtka přijít hned po chybě nebo špatném chování a měla by přesně vysvětlit, co se pokazilo a jak se kvůli tomu jako vedoucí cítíte.

Po výtce by však neměla následovat žádná jízlivost nebo zášť. Proto je třeba připojit také trochu pochvaly, aby zaměstnanec věděl, že ačkoli jeho chování bylo nepřijatelné, stále si ho vážíte.

Můžete například říci něco jako: „Johnny, to prodejní vystoupení bylo nedbalé a nepřesvědčivé. Opravdu jsi mě zklamal. Ale stále jsi velmi cenný zaměstnanec, takže pokračuj v dobré práci na svých dalších projektech.“ V takovém případě je třeba, abyste si uvědomili, že jste se zachovali správně.

Opět pomůže předejít jakýmkoli záštiplným pocitům, pokud jste zaměstnancům předem řekli, že hodláte jejich práci přezkoumat.

Proč jsou tedy minutové výtky tak účinné? Protože zaměstnanci mají pocit, že se k jejich chybám přistupuje spravedlivě.

Za prvé, výtka přichází hned po chybě, což znamená, že žádná ze stran nemá šanci nechat případnou nevraživost vygradovat. Namísto toho se věci vyříkají a vzduch se okamžitě vyčistí.

Za druhé, trocha pochvaly, která je součástí minutové výtky, připomíná zaměstnanci jeho vlastní hodnotu, a tím udržuje jeho motivaci.

Je to podobné jako při rodinné intervenci u alkoholika: účastníci intervence alkoholikovi nejen vytýkají to, že jim ničí život, ale také zdůrazní, že je milován a že o něj jako o člověka stojí.